אירוע הוא הפקה מורכבת וחשוב להשקיע בניהול ותכנון של התהליך, מגיבוש קונספט דרך בניית התכנית האמנותית ועד החוויה הקולינרית. המפתח הוא להתבונן על הכל משתי נקודות מבט: הזווית שלכם בתור מפיקי ובעלי האירוע ומהפרספקטיבה של האורחים, זאת על מנת לוודא שהאירוע מוצלח מכל הבחינות.
לפניכם רשימה של ההכנות המומלצות לקראת אירוע ועל מה חשוב לשים דגש כך שגם אתם וגם האורחים תיהנו מהחגיגה.
לא בוחרים עד שבודקים
הדרך הטובה ביותר למצוא אולם אירועים לחגוג בו היא לראות אותו בעצמכם ובזמן אמת. הכוונה היא קודם כל לאסוף המלצות על אולמות אירועים מקרובים או לפי חוות דעת ברשת על פי קריטריונים הידועים לכם מראש. קרבה גיאוגרפית, גודל האולם והתאמתו לפי כמות המוזמנים, סגנון המקום, זמינות בתאריכים המועדפים.
לאחר מכן, שוחחו עם נציגים מכל מקום כדי להבין מה יש להם להציע ולחדד לכם בנוגע ליתרונות של אותו אירוע – רוב הסיכויים שתתבקשו להגיע לסיור הכרות וכך תוכלו גם לבחון את המקום כפי שהוא נראה מאחורי התמונות ולהבין טווח מחירים. אבל אל תוותרו על צפייה באירוע לייב. כאשר מגיעים לאירוע ניתן לראות איך נראה המקום בעת האירוע עצמו מבחינת סאונד, תאורה, עיצוב, כיצד מתפקד צוות המקום ולספוג את האווירה. זכרו שכל אירוע הוא בפני עצמו וכמובן שתוכלו במסגרת הקיים לבצע שינויי תאורה, תפאורה ותכנית אמנותית, אבל הביקור יוסיף לכם ממד של עומק לחוויה הכוללת.
לאורחים: בדקו שהסידור של המקום מאפשר להם להתנועע בחופשיות, שקיימת שמירה על הניקיון.
לכם: שאתם מקבלים יחס אישי מצוות האולם ושניתן ליישם בפועל את החזון שלכם לגבי אירוע החלומות.
טועמים ומחליטים
אחת ההחלטות החשובות ביותר התורמות להנאה של האורחים היא הבחירה הקולינרית. חשוב לבחור קייטרינג מומלץ המציע חוויה גסטרונומית עשירה, שופעת מטעמים תוך דגש על חומרי גלם משובחים ופרזנטציה מעוררת תיאבון. המגוון עצמו קובע במיוחד אם חשוב לכם שיהיו מנות שיקלעו לכל טעם. גם במקרה הזה, ממש כמו עם אולם האירועים, חשוב להגיע להליך טעימות מקדים על מנת לבחון אילו מהמנות תרצו שישתלבו בתפריט הסופי לחגיגה.
כדאי להגיע עם עוד מספר טועמים, כדי שתקבלו ביקורת מאנשים בעלי טעמים שונים וכן צמחוני מול מי שחובב בשר (במידה והאירוע אינו חלבי). התייחסו גם לאופן ההגשה, המנות שמשתלבות בקבלת הפנים לעומת הסעודה המרכזית וההיצע של הקינוחים שימתיקו לאורחים את סיום האירוע.
לאורחים: בדקו שיש מענה לטעמים שונים, כולל לקהל אורחים צעיר ובררן באוכל.
לכם: שלבו שתי מנות לפחות שאתם מאוד אוהבים ותיהנו לאכול באירוע עצמו.
תקליטן בפעולה והתנסות בתכנית האמנותית
אין כמו לחוות בעמכם את התכנית האמנותית לפי שאתם מגישים אותה לאורחים. תוכלו לבקש פגישה עם התקליטן בה תגבשו פלייליסט ולהגיע לאחד האירועים בהם הוא מתקלט כדי לצפות בביצועים שלו בזמן אמת. כמו כן, להתנסות מאותה סדנה שחשבתם להביא לאירוע או לצפות באותה הופעה עליה תכננתם. כמובן שאם היו את אותם מפעילים באירועים בהם הייתם, כבר יש לכם ניסיון חיובי ותוכלו לבנות עליו באירוע שלכם. ניתן כמובן תמיד להתאים את התוכנית האמנותית לדרישות שלכם משיר ייחודי קרוב ללבכם ועד התאמת המוסיקה או ההפעלה לאוכלוסייה של האירוע.
לאורחים: שתישמר בחירה לאיזו הפעלה ללכת או מופע שמשלב יחד עם התכנית האמנותית שני סגנונות, כך שכל אורח יאהב לפחות אלמנט אחד מהתכנית.
לכם: שתהיו במרכז הבמה, בריקודים או בהופעה ותיהנו מהתכנים שהבאתם לאירוע.
השקיעו בפרטים הקטנים וגם בתמונה המלאה ויהיה לכם אירוע מוצלח מההתחלה ועד הסוף.
